Od dłuższego czasu w Polsce i na świecie słyszymy o cyfryzacji procesów, o podejściu cyfrowym do handlu czy cyfrowym urzędzie. Obecnie dążymy do przeniesienia wszelkich możliwych i niemożliwych obszarów naszego życia w świat cyfrowy. Jest to trend, od którego nie uciekniemy i od którego nie ma odwrotu. Niezadowoleni niestety będą musieli ten fakt zaakceptować i się z nim pogodzić. Ale czym jest cyfryzacja? Czy ktoś tak naprawdę zadał sobie pytanie jakie są warunki cyfryzacji?
Jak cyfryzować procesy w przedsiębiorstwie? Wydawałoby się to dość oczywistym zadaniem – i tu możemy sobie wyobrazić cyfryzację jako użycie do obsługi jakiegoś procesu systemu informatycznego. Tak będzie to racja, ale tylko częściowa, ponieważ pojawia się pytanie jak ten system informatyczny ma działać i – co najważniejsze – jakie dane będą w tym systemie informatycznym dostępne. Dla nowych organizacji problem dostępnych danych w systemach informatycznych nie jest problemem istotnym i palącym, gdyż te dane z reguły dopiero się tworzą. Dla nowych systemów informatycznych cyfryzacja jest stosunkowo prosta, gdyż budujemy system informatyczny dla nowo gromadzonych danych. Co jednak zrobić, gdy gromadzimy istotne dane w organizacji od lat? Czy system informatyczny bez tych danych ma sens? To ostatnie pytanie jest o tyle istotne, że daje podstawy biznesowe do podjęcia trudnego projektu cyfryzacji danych papierowych. Dlatego warto bardzo dobrze przemyśleć odpowiedź na to pytanie.
Z doświadczenia autora zebranego w kilku projektach wynika, że digitalizacja dokumentacji technicznej papierowej jest na tyle korzystna i jak najbardziej daje podstawy do tego by taki proces inicjować i zrealizować szczególne, gdy mówimy o dużej ilości dokumentów, rysunków, schematów technicznych, które powinny być wykorzystywane przez pracowników w codziennej pracy. Proces digitalizacji dokumentacji papierowej ma swoje zalety, ale technicznie charakteryzuje się swoistymi wyzwaniami, o których trzeba pamiętać.
Wraz z dynamicznym rozwojem technologii, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na digitalizację swojej dokumentacji. To nie tylko krok w kierunku oszczędności papieru i miejsca, ale również istotny krok w modernizacji sposobu zarządzania danymi. Digitalizacja dokumentacji to proces przenoszenia tradycyjnych papierowych dokumentów na formę elektroniczną. Ta transformacja przynosi ze sobą szereg korzyści zarówno dla firm, jak i dla środowiska. Zalety digitalizacji dokumentów można opisywać bardzo szeroko, jednakże przedstawiając je syntetycznie można opisać je w 7 punktach.
Zalety Digitalizacji Dokumentacji:
- Łatwiejszy dostęp: Digitalizacja dokumentów umożliwia łatwiejszy i szybszy dostęp do informacji. Zamiast przeszukiwania fizycznych plików lub papierowych dokumentów, użytkownicy mogą szybko wyszukać i uzyskać potrzebne dane za pomocą wyszukiwarki lub przeglądarki internetowej.
- Ochrona przed utratą: Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej chroni je przed utratą z powodu przypadkowego zniszczenia, pożaru, zalania czy kradzieży. W przeciwieństwie do dokumentów papierowych, cyfrowe kopie mogą być również łatwiej zabezpieczone za pomocą kopii zapasowych i innych środków bezpieczeństwa.
- Oszczędność miejsca: Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej eliminuje potrzebę zajmowania dużej ilości przestrzeni magazynowej na tradycyjne dokumenty papierowe. To z kolei może przyczynić się do zmniejszenia kosztów związanych z wynajmem lub zakupem miejsca na przechowywanie.
- Łatwiejsza współpraca i udostępnianie: Cyfrowa dokumentacja ułatwia współpracę między pracownikami poprzez możliwość jednoczesnej edycji dokumentów, udostępnianie ich w czasie rzeczywistym i szybkie przekazywanie informacji za pośrednictwem e-maila, platform komunikacyjnych czy systemów zarządzania treścią.
- Środowisko: Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej przyczynia się do zmniejszenia zużycia papieru i innych zasobów naturalnych oraz ograniczenia negatywnego wpływu na środowisko.
- Zgodność i bezpieczeństwo: Digitalizacja dokumentów może ułatwić przestrzeganie przepisów prawa poprzez zastosowanie odpowiednich mechanizmów kontroli dostępu, szyfrowania danych oraz zapewnienie zgodności z wymogami regulacyjnymi dotyczącymi przechowywania i udostępniania danych.
- Lepsza organizacja i zarządzanie dokumentacją: Systemy zarządzania dokumentacją cyfrową pozwalają na lepszą organizację i indeksację dokumentów, co ułatwia ich odnajdywanie, monitorowanie i kontrolę. Możliwość automatyzacji procesów, takich jak archiwizacja czy przypisywanie metadanych, może również zwiększyć efektywność pracy.
Wyzwania Digitalizacji Dokumentacji:
Mimo licznych korzyści, digitalizacja dokumentacji nie jest pozbawiona wyzwań. Niektóre z najczęstszych problemów opisuję poniżej.
- Koszty
Proces digitalizacji może być kosztowny, szczególnie dla firm posiadających duże ilości dokumentów papierowych do przekonwertowania na formę elektroniczną. Proces taki powinien być poprzedzony przygotowaniem i inwentaryzacją materiałów przeznaczonych do digitalizacji. Przygotowanie materiałów to nie tylko kwestia ich wyciągnięcia z szaf, ale przede wszystkim proces opracowania części opisowej dla każdej przygotowywanej jednostki archiwalnej. Część opisowa rozumiana jako jej metadane, czyli elementy, po których daną jednostkę będzie można wyszukać w systemie informatycznym. Przykładowo, dla dokumentacji technicznej może to być: adres, numer inwentarzowy, nazwa obiektu, obręb, długość i szerokość geograficzna. Zakres opisu jednostki archiwalnej powinien być wyczerpujący, to znaczy taki, który umożliwi efektywne wyszukanie dokumentów przez użytkownika takiego systemu. Dodatkowo, metadane powinny zawierać informacje techniczne dla digitalizowanego zasobu, takie jak ilość stron, sumy kontrolne czy formaty poszczególnych stron dokumentowych. Dla organizacji całego zakresu niezbędnych informacji opisowych/metadanych informatyka dysponuje szeregiem formatów strukturalnych takiego opisu jak: METS, MIX, PREMIS, EAD itp. Sam proces digitalizacji jest dość zaawansowanym procesem logistycznym i czasochłonnym. Dlatego warto być może rozważyć skorzystanie z usług firm, które na co dzień i zawodowo zajmują się digitalizacją, by swoim doświadczeniem i zasobami wsparły przedsiębiorstwo.
Ważnym aspektem w części kosztowej jest posiadanie odpowiednich mechanizmów kontroli jakości dla odbioru materiałów już w formie cyfrowej. Nie ma tu znaczenia czy proces digitalizacji realizujemy własnymi siłami czy zlecamy go firmie zewnętrznej. Jakość materiałów jest istotna z punktu widzenia ich wykorzystania na przestrzeni lat. Aby właściwe odebrać zlecony do wykonania firmie zewnętrznej materiał, warto pomyśleć o automatycznych systemach walidacji, które w swoim działaniu będą eliminowały błędy ludzkie oraz będą w stanie sprawdzić każdy plik cyfrowy pod kątem jego zgodności z oczekiwanym formatem i standardem plików. Należy tutaj wspomnieć o doborze formatu danych wynikowych takich jak: TIFF JPG JP2 PDF itp. Format taki zależy od przeznaczenia takiego systemu informatycznego i wszelkich ograniczeń prawnych dla rodzajów materiałów. Przykładowo, dla materiałów archiwalnych podlegających nadzorowi przez Archiwa Państwowe warto skorzystać z instrukcji digitalizacji przygotowanej przez Narodowe archiwum Cyfrowe, gdzie opisane są formaty i parametry jakościowe dla materiałów cyfrowych przeznaczonych do bardzo długiego składowania.
- Bezpieczeństwo danych
Wraz z przechodzeniem na formę elektroniczną, istnieje ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych, w tym kradzieży lub utraty informacji. Dlatego kluczowe jest zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak systemy szyfrowania i zarządzania dostępem czy macierze dyskowe o odpowiedniej pojemności, dysponujące nowoczesnymi interfejsami umożliwiającymi składowanie czy przeszukiwanie zasobów np.: S3, HADOOP. Z punktu widzenia bezpieczeństwa zasobu i jego niezaprzeczalności warto pomyśleć o mechanizmach typu WORM lub podobnych wymienianych w polskim orzecznictwie prawnym jako nośnik trwały. Wymienione zabezpieczenia techniczne to nie wszystko. Sam system informatyczny zarządzający danymi powinien charakteryzować się szeregiem technik i narzędzi służących zabezpieczeniu danych i dostępu do danych, jak i zarządzaniem użytkownikami pracującymi w tym systemie. Hierarchizacja dokumentów ze względu na ich kategorię dostępu m.in. na: jawne, niejawne, wewnętrzne i publiczne wydaje się niezbędne i minimalne w dzisiejszym świecie zarządzania informacją cyfrową.
- Integracja systemów
W niektórych przypadkach, istniejące systemy informatyczne mogą być niekompatybilne z nowymi systemami zarządzania dokumentacją elektroniczną, co może utrudnić integrację i wymagać dodatkowych nakładów na dostosowanie ich dostosowywanie. Dlaczego o tym piszę? Ano dlatego, że obecnie systemy zarządzania dokumentacją powinny móc pobierać dodatkowe metadane z zewnętrznych systemów – czy to przedsiębiorstwa czy wprost z Internetu. Pobieranie to jednak nie wszystko. Wyobraźmy sobie przypadek, w którym chcielibyśmy zobaczyć cyfrową dokumentację techniczną nie tylko w interfejsie systemu zarządzania dokumentacją, ale również na mapie cyfrowej Systemu Informacji Geograficznej GIS – i to nie koniecznie swojej, ale np. mapie cyfrowej całego miasta. Załóżmy, że integracja digitalizowanej dokumentacji technicznej z GIS ma umożliwić wykorzystanie danych przestrzennych w kontekście dokumentacji technicznej. Dzięki temu ma ułatwić czy wręcz umożliwić:
- analizę przestrzenną, gdzie dane techniczne można analizować w kontekście przestrzennym, co pozwala na lepsze zrozumienie relacji pomiędzy różnymi elementami infrastruktury oraz środowiskiem,
- planowanie przestrzenne – integracja danych technicznych z danymi przestrzennymi ma ułatwić planowanie i projektowanie infrastruktury, uwzględniając istniejące warunki terenowe oraz lokalizację.
By zrealizować powyższe założenia należy przeprowadzić integrację systemów informatycznych, czyli umożliwić im wymianę danych w sposób automatyczny. Integracja systemów z reguły wymaga indywidualnego podejścia i zrozumienia systemów. Należy opracować dedykowany lub użyć standardowego interfejsu wymiany danych (czyli tworzymy dedykowane API lub używamy systemu klasy np. ETL). Jak już widać w przedstawionej problematyce integracji, proces ten nie jest prosty. Dlatego warto w planowaniu całego procesu digitalizacji zastanowić się nad tym, z jakimi systemami będziemy się integrować, jakich informacji będziemy udzielać zewnętrznym systemom i – co najważniejsze – warto proces integracji przeprowadzić i planować z firmą, która specjalizuje się w tego typu przedsięwzięciach.
Dokumentacja cyfrowa może przybierać różne formy, w zależności od potrzeb i wymagań projektowych. Mogą to być elektroniczne pliki PDF, dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, bazy danych czy specjalistyczne aplikacje dedykowane dla konkretnych branż. Kluczową cechą dokumentacji cyfrowej jest jednak możliwość łatwego dostępu, wyszukiwania i współpracy nad danymi.
Jak zorganizować projekt digitalizacji dokumentacji
Poniżej w kilku punktach przedstawiam możliwy scenariusz organizacji projektu. Jest to scenariusz poglądowy i zaznaczam, że każdy projekt może mieć takich faz więcej lub mniej – w zależności od jego skomplikowania ilości materiału czy ilości współpracujących ze sobą firm.
- Faza 1 – Wyznaczenie zasobu dokumentacji do digitalizacji. W tej fazie należy wyznaczyć nie tylko zasób papierowy, ale również metadane które ten zasób opisują np. dane geolokalizacyjne dla integracji i publikacji dokumentacji w systemach GIS.
- Faza 2 – Identyfikacja procesów biznesowych i ich opisanie w kontekście systemu.
- Faza 3 – Optymalizacja procesu, w tej fazie należy przyjrzeć się samym opisanym procesom pod kontem sensu ich istnienia, sposobu ich działania, wymaganych akceptacji i wyniku końcowego.
- Faza 4 – Implementacja: realizacja w samym oprogramowaniu procesów Fazy 1 i 2.
- Faza 5 – Wdrożenie: w tej fazie powinny nastąpić w „organizacji” zmiany organizacyjne w kontekście obsługi procesów i implementowanego narzędzia oraz szkolenia. W tej fazie powinna objawić się determinacja kadry zarządzającej dla umożliwienia skutecznego uruchomienia rozwiązania, a także w zakresie zmiany standardów i przyzwyczajeń pracowników.
- Faza 6 – Ponowna optymalizacja: bardzo istotny punkt, o którym często się zapomina. Warto posłuchać samych uczestników procesu cyfrowego, co myślą o narzędziu, ergonomii czy działaniu naszego już wstępnie zoptymalizowanego procesu. Warto takie uwagi przekuć w konkretne zmiany w systemie.
- Faza 6 – Zakończenie wdrożenia.
Alternatywy dla Digitalizacji: Wprowadzanie Dokumentacji Cyfrowej w Bieżącym Procesie z Metadanymi
Tradycyjne archiwa papierowe ustępują miejsca rozwiązaniom cyfrowym, ale często zakłada się, że jedyną drogą do cyfrowej dokumentacji jest digitalizacja istniejących dokumentów papierowych. Niemniej jednak, istnieją alternatywne podejścia, które nie tylko eliminują potrzebę skanowania dokumentów, ale również umożliwiają lepsze zarządzanie informacjami w procesie bieżącym. Wprowadzanie dokumentacji w formie cyfrowej od samego początku gromadzenia dokumentacji technicznej ma wiele zalet. Po pierwsze, eliminuje to potrzebę przechowywania i zarządzania papierowymi dokumentami. Po drugie, umożliwia to lepsze zarządzanie informacjami dzięki zastosowaniu odpowiednich metadanych już na etapie ich tworzenia
Jest to podejście w dzisiejszych czasach oczekiwane, wymagane i preferowane z punktu widzenia dostępności informacji. Obecnie całą dokumentację techniczną możemy tworzyć i tworzymy w systemach cyfrowych typu CAD, więc nie ma technicznej potrzeby ich drukowania i przekazywania w formie papierowej do archiwum przedsiębiorstwa. System zarzadzania dokumentacją cyfrową powinien umożliwiać pobranie i archiwizowanie dokumentacji w postaci cyfrowej w formatach umożliwiających ich późniejsze edytowanie i modyfikację. Jednakże, gdy mamy potrzebę posiadania dokumentacji poświadczonej podpisem inżyniera, projektanta można zastosować formaty cyfrowe umożliwiające elektroniczne podpisane dokumentu lub wymóc na działach technicznych lub formach zewnętrznych dostarczanie dokumentacji w formie cyfrowej. W takim przypadku przedsiębiorstwo powinno opracować swój własny standard, format dokumentacji cyfrowej, który powinien być obowiązującym formatem dla wszystkich kanałów dostarczania i produkcji dokumentacji technicznej. Standard taki powinien być elementem każdego postępowania przetargowego jako jeden z wymogów jakościowych dla projektu. Wprowadzanie dokumentacji w formie cyfrowej od samego początku wymaga jednak odpowiedniego planowania i infrastruktury. Jednakże co do zasady infrastruktura nie różni się tak od infrastruktury dla procesu digitalizacji. Wprowadzanie dokumentacji w formie cyfrowej od samego początku, z odpowiednimi metadanymi, pozwala na lepsze zarządzanie informacjami i eliminuje potrzebę skanowania dokumentów, co przyspiesza proces archiwizacji i udostępniania. W dzisiejszym szybko zmieniającym się środowisku biznesowym, wprowadzenie takiego podejścia może być kluczowe dla zachowania konkurencyjności i efektywności operacyjnej organizacji.
Podsumowanie:
Digitalizacja dokumentacji to nie tylko krok w kierunku oszczędności papieru i miejsca, ale również istotna transformacja w sposobie zarządzania danymi. Pomaga to firmom w zwiększeniu efektywności, poprawie dostępności informacji oraz zwiększeniu bezpieczeństwa danych. Choć wiąże się z pewnymi wyzwaniami, to korzyści płynące z digitalizacji przeważają, czyniąc ten proces atrakcyjnym dla coraz większej liczby przedsiębiorstw. W erze, gdzie szybki dostęp do informacji jest kluczowy dla sukcesu biznesowego, digitalizacja dokumentacji staje się nieodzownym narzędziem dla współczesnych organizacji.
Digitalizacja dokumentacji technicznej i integracja z systemem GIS to kluczowe kroki w kierunku przyszłościowej inżynierii. Pozwalają one na lepsze zarządzanie informacjami, szybszą analizę danych oraz bardziej efektywne podejmowanie decyzji. Dzięki temu inżynierowie mogą skupić się na rozwiązywaniu problemów oraz doskonaleniu projektów, zamiast tracić czas na poszukiwanie i interpretację danych.
Wraz z postępem technologicznym można spodziewać się dalszego rozwoju w obszarze digitalizacji dokumentacji technicznej oraz integracji z systemami GIS. Nowe technologie, takie jak sztuczna inteligencja, machine learning czy rozszerzona rzeczywistość, będą dalej usprawniać procesy projektowe i inżynieryjne, otwierając drzwi do jeszcze większej efektywności i innowacyjności. Ważne jest zatem, by system informatyczne do zarządzani dokumentacją oferował możliwości ich późniejszego wykorzystania i przekształcania wraz z rozwojem technologicznym.
Wnioskiem jest więc to, że digitalizacja dokumentacji technicznej i integracja z systemem GIS (i nie tylko) nie są jedynie trendem, ale koniecznością w dzisiejszym świecie inżynierii. Firmy i organizacje, które zainwestują w te technologie, będą miały przewagę konkurencyjną oraz będą mogły szybciej i skuteczniej reagować na zmieniające się warunki rynkowe i środowiskowe.
Jacek Suty
