Pytanie: Sprawa dotyczy operatora koparko-ładowarki. Prowadzi własną działalność gospodarczą. Czy operator musi mieć przy sobie dokumenty do obsługi maszyny?

Odpowiedź: Operator obsługujący maszyny budowlane, takie jak koparka, powinien posiadać przy sobie dokument potwierdzający uprawnienia do obsługi tego sprzętu oraz dowód osobisty. Zgodnie z § 23 rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 20 września 2001 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy podczas eksploatacji maszyn i innych urządzeń technicznych do robót ziemnych, budowlanych i drogowych (Dz. U. Nr 118, poz. 1263) maszyny i urządzenia techniczne stosowane przy robotach ziemnych, budowlanych i drogowych wymienione w załączniku nr 1 do tego rozporządzenia mogą być obsługiwane wyłącznie przez osoby, które ukończyły szkolenie i uzyskały świadectwo oraz wpis do książki operatora.

Książka operatora stanowi potwierdzenie, że wymieniona w niej osoba może samodzielnie wykonywać prace związane z obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych do robót ziemnych, budowlanych i drogowych, w zakresie zgodnym z udokumentowanymi wpisami, dlatego też w trakcie pracy operator maszyny/urządzenia, powinien posiadać przy sobie jej oryginał. Ponadto powinien również posiadać inny dokument potwierdzający tożsamość. W przypadku, gdy pracownik przemieszcza się po drogach publicznych – oprócz książki operatora – powinien także legitymować się prawem jazdy odpowiedniej kategorii (art. 38 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym, tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 1137 z późn. zm.).

Pytanie 2: W naszej firmie w dziale administracji pracownicy używają własnej odzieży jako roboczej przy pracach związanych czynnościami np. w magazynie, archiwum itp. W jaki sposób ustalić wysokość ekwiwalentu za używanie tej odzieży oraz za jej pranie?

Odpowiedź: Pracodawca ma obowiązek nieodpłatnego zapewnienia pracownikom odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania określone w Polskich Normach jeżeli odzież własna może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu oraz ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2377 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca może jednak ustalić stanowiska, na których za zgodą pracowników będą oni używali własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2377 § 2 Kodeksu pracy). Pracownikowi, który wyrazi zgodę na używanie własnej odzieży oraz obuwia roboczego (i będzie ich faktycznie używał w pracy), pracodawca ma obowiązek wypłacać ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 2377 § 4 Kodeksu pracy). W celu ustalenia wysokości tego ekwiwalentu należy ustalić bądź oszacować aktualną cenę zakupu odzieży roboczej lub obuwia roboczego na podstawie cen rynkowych. Aby z kolei określić wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, pracownik nie musi dokumentować poniesionych wydatków fakturami lub rachunkami. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 5 kwietnia 2013 r. (sygn. IPPB4/415–153/13–2/JK4), w której stwierdził, że: (...) przepisy te nie wymagają, by pracodawca dokonywał zwrotu udokumentowanych wydatków ponoszonych przez pracowników. (...) Skoro zatem z przepisów Kodeksu pracy wynika, że to pracodawca jest zobowiązany do prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania stosowanych środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, to – w ocenie tut. organu – wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być ustalona także w sposób inny niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Wypłacany pracownikowi ekwiwalent ma stanowić rekompensatę poniesionych przez niego kosztów. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika (...). Przepisy ustawy podatkowej nie stawiają szczególnych wymagań dla możliwości zwolnienia tego rodzaju ekwiwalentu z opodatkowania. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy (...).”

Ustawodawca nie określił górnej granicy ekwiwalentu ani nie odwołał się do przepisów, które miałyby regulować tę wysokość. Nie może on jednak istotnie odbiegać od wartości uwzględniającej nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty (energii, wody, środków piorących itp.). Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 kwietnia 1998 r. (I SA/Lu 392/97), w którym stwierdził, że: ekwiwalent pieniężny za pranie i reperację odzieży wykonywanej przez pracowników we własnym zakresie powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniających nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty: energii, wody, środków piorących itp.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy również osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą (art. 304 § 1 Kodeksu pracy). W związku z tym ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży ochronnej i obuwia roboczego oraz ekwiwalent za pranie tej odzieży przysługuje m.in. zleceniobiorcom.

Pytanie 3: W jaki sposób pracodawca powinien udostępnić pracownikom instrukcje bhp?

Odpowiedź: Pracodawca ma obowiązek udostępnić pracownikom, do stałego korzystania, aktualne instrukcje bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące:

● stosowanych w zakładzie procesów technologicznych oraz wykonywania prac związanych z zagrożeniami wypadkowymi lub zagrożeniami zdrowia pracowników,

● obsługi maszyn i innych urządzeń technicznych,

● postępowania z materiałami szkodliwymi dla zdrowia i niebezpiecznymi,

● udzielania pierwszej pomocy.

Instrukcje dotyczące wykonywania prac związanych ze stosowaniem niebezpiecznych substancji i preparatów chemicznych powinny uwzględniać informacje zawarte w kartach charakterystyki tych substancji i preparatów.

Przez pojęcie „stałe korzystanie” powinno się rozumieć umożliwienie każdemu z pracowników skorzystania z ich zawartości w każdym momencie, bez konieczności oddalania się od pracującej/włączonej maszyny.

Należy odróżnić instrukcję obsługi maszyny tzw. dtr (dokumentację techniczno-ruchową) od instrukcji bhp. Możliwość stałego korzystania z instrukcji obsługi (dtr) maszyn i urządzeń ułatwia pracę pracownikom, gdy wystąpią jakiekolwiek wątpliwości co do poszczególnych etapów czy czynności niezbędnych przy ich obsłudze. Instrukcja obsługi maszyny (dokumentacja techniczno-ruchowa, która jest wielostronicowym podręcznikiem) może znajdować się w miejscu określonym pracownikowi.

Jednak podstawowe informacje, np. instrukcja bhp obsługi maszyny czy urządzenia, czyli:

● czynności, które należy wykonać przed rozpoczęciem danej pracy,

● zasady i sposoby bezpiecznego wykonywania pracy,

● czynności do wykonania po jej zakończeniu,

● zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia pracowników

powinny znajdować się bezpośrednio na stanowiskach, w miejscu uruchamiania i obsługi maszyny.

Gdy pracownik musi stale nadzorować obsługę maszyn i urządzeń bądź gdy pozostawienie maszyny mogłoby stanowić zagrożenie dla innych pracowników, instrukcje bhp bezwzględnie muszą znajdować się bezpośrednio przy maszynie.

Ponadto warto zadbać o to, aby pracownicy mieli nawyk przeglądania instrukcji bhp i upewniania się co do czynności, jakie mogą być przez nich wykonane przy obsłudze maszyn. Działania te mogą uchronić pracowników przed zdarzeniami wypadkowymi.

Stały dostęp do instrukcji jest konieczny zawsze, gdy:

● pracownicy często zmieniają stanowiska pracy,

● rozpoczynają pracę nowi pracownicy (pomimo przeprowadzanych szkoleń stanowiskowych) bądź

● zakupiono nowe maszyny.